As organizações têm investido em parcerias a fim de melhorar o seu desempenho. Parcerias com fornecedores, alianças e terceirizações estão igualmente complexas e frequentes nos negócios cotidianos das organizações. Mas sua gestão de riscos em contratos e sistema de controle acompanharam o ritmo de evolução dessas parcerias e terceirizações? A sua organização tem registro de todos os contratos válidos? É possível a você identificar se os seus fornecedores cumprem as suas obrigações contratuais ou são mesmo aptos para tanto? Quando os auditores vêm, é fácil de localizar cópias dos contratos e apresentar os relatórios que solicitados? O tempo de espera entre a negociação e contratação efetiva é satisfatório? Essas parcerias estão em conformidade com os programas e regras de governança corporativa e compliance da sua organização?
O nosso objetivo é auxiliar nossos clientes na melhora da sua estrutura de gestão de contratos a fim de propiciar uma adequada administração das exposições dos riscos da sua organização e, ao mesmo tempo, otimizar os benefícios que podem ser originados a partir dessas parcerias com fornecedores, alianças e terceirizações.
O projeto de gestão de contratos do SAEKI ADVOGADOS tem por base as seguintes etapas:
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Entender qual é o atual sistema de gestão de contratos da sua organização. Durante esta fase, iremos: (i) identificar sua demanda de contrato e sua exposição, (ii) elaborar procedimentos para contratação e (iii) aprender seu compliance e controle de status.
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Desenvolver e aplicar ações de melhoria. Juntamente com nosso cliente, desenvolveremos uma política de contratos; criaremos minutas dos contratos-padrão e promoveremos a formação de todo o pessoal envolvido no processo de contratação (por exemplo: setor de compras e suprimentos, financeiro, etc.). Com relação ao tempo de contratação e fluxo de trabalho, vamos aplicar os princípios de Lean Office para desenvolver um procedimento de contratação dinâmico e seguro.
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Desenvolver e implementar um sistema de controle. Depois que concluirmos as etapas 1 e 2, desenvolveremos um sistema de controle para rastrear e controlar todo o fluxo de trabalho, vencimento dos contratos, bem como emitir relatórios de acordo com as suas regras de governança e compliance, dentro dos padrões exigidos pela sua auditoria.
Como resultado deste projeto, será possível entender e controlar eficazmente a exposição de risco da sua empresa, viabilizar um processo de contratação dinâmico e dar maior enfoque a contratos estratégicos, bem como garantir a conformidade com a sua governança corporativa e compliance.